CFOP 6404: o que é, quando usar e como dar entrada

O CFOP 6404 é o código da venda, para outro estado, de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária cujo imposto já foi retido anteriormente. Em outras palavras, identifica quem revende, para fora do seu estado, um produto cujo ICMS-ST já foi recolhido por um elo anterior da cadeia, na condição de contribuinte substituído. Este guia integra o nosso conteúdo sobre CFOP e a família da substituição tributária: aqui você vê o que o 6404 significa, a diferença crucial para o 6403 (a origem do erro mais comum), quando ele é o código certo, qual CST ou CSOSN usar e como o destinatário registra a entrada.

O que é o CFOP 6404

Decompondo os quatro dígitos: o 6 indica uma saída interestadual (destinada a outro estado); o grupo 4 reúne as operações com mercadoria sujeita à substituição tributária; e a terminação 04 identifica a venda de mercadoria cujo imposto já tenha sido retido anteriormente. Em uma frase: a empresa vende, para outro estado, um produto com ICMS-ST que já foi recolhido antes — ela é a substituída, não a substituta, e por isso não faz nova retenção. O imposto da cadeia já veio embutido no preço quando ela comprou a mercadoria; agora, apenas segue adiante.

CFOP 6404 × 6403: a distinção que mais confunde

Este é o ponto que mais gera erro na emissão, porque os dois códigos parecem gêmeos: ambos são saída interestadual (dígito 6) de mercadoria com ST (grupo 4). O que os separa é o papel da empresa na cadeia de substituição, e as descrições oficiais deixam isso claro:

O CFOP 6403 é a “venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto“. Ou seja, é usado por quem é o responsável por calcular, reter e recolher o ICMS-ST das operações seguintes — a empresa antecipa o imposto que os próximos revendedores pagariam.

O CFOP 6404 é a “venda de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, cujo imposto já tenha sido retido anteriormente”. É usado por quem é o contribuinte substituído: a empresa apenas revende, para outro estado, um produto cujo ICMS-ST já foi pago por um elo anterior. Não há nova retenção.

Um exemplo torna a diferença concreta: uma loja de autopeças compra amortecedores de uma indústria, que recolhe o ICMS-ST na venda. Se essa loja revende os mesmos amortecedores para um cliente em outro estado, emite a nota com o 6404 — ela é a substituída, e o imposto já foi retido antes. Trocar o 6404 pelo 6403 nesse caso faria a empresa figurar como responsável por uma retenção que não é sua, distorcendo a apuração.

Quando usar o CFOP 6404 (e quando não)

O 6404 exige três condições simultâneas: a mercadoria está sujeita à substituição tributária; o imposto já foi retido em etapa anterior da cadeia; e a operação é interestadual, ou seja, o destinatário está em outro estado. Faltando qualquer uma, o código muda. Se a venda for dentro do próprio estado, o correto é o CFOP 5405 — a versão interna da mesma operação. Se a empresa for a responsável pela retenção (o substituto), passa a ser o 6403. E se a mercadoria não estiver sob ST, saem de cena os códigos do grupo 4 e a operação volta para a família comum de venda.

Qual CST ou CSOSN usar

Como a operação envolve ICMS já retido por substituição, a situação tributária reflete essa condição, seguindo a mesma lógica já consolidada no 5405. No regime normal (Lucro Presumido ou Real), usa-se o CST 060 — ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária. No Simples Nacional, usa-se o CSOSN 500 — ICMS cobrado anteriormente por ST ou por antecipação. Vale uma ressalva prática: o enquadramento final depende da situação específica da mercadoria e do papel da empresa na operação; antes de configurar o sistema, confirme o código com o contador, porque um CST inadequado gera destaque indevido de imposto já recolhido.

Como o destinatário dá entrada

Do outro lado da operação, quem recebe a mercadoria para revender precisa registrar a entrada com o código espelhado. Como se trata de uma compra interestadual para comercialização de mercadoria sujeita a ST, a entrada é feita com o CFOP 2403. O passo a passo é direto:

1. Confirme que é operação com ST já retida: a nota indica mercadoria sob substituição tributária, com imposto recolhido em etapa anterior.
2. Use o CFOP de entrada 2403, correspondente à compra interestadual para revenda com ST.
3. Aplique o CST 060 (regime normal) ou o CSOSN 500 (Simples), conforme o regime.
4. Não se credite do ICMS: como o imposto já foi recolhido por substituição, a entrada não gera crédito — o valor compõe o custo de aquisição.
5. Concilie estoque e SPED, garantindo que a entrada alimente corretamente o inventário e os cruzamentos fiscais.

A coerência entre o CFOP de saída do fornecedor e o de entrada do comprador é o que garante o fechamento correto da escrituração e do ICMS-ST dos dois lados — um erro em qualquer ponta abre divergência no SPED. O panorama completo dos códigos está no nosso guia sobre CFOP, e a lógica das compras interestaduais para revenda, no artigo do CFOP 2102.

CFOP 6404 e a Reforma Tributária (IBS/CBS)

Desde 2026, as notas dessas operações passaram a carregar também os campos de IBS e CBS da fase de teste da Reforma Tributária, sem que isso dispense o CFOP — que segue obrigatório durante toda a transição. O regime de substituição tributária tende a ser reestruturado no novo modelo, mas, enquanto durar o período de convivência entre os sistemas, o correto preenchimento do 6404 continua indispensável, agora acompanhado do cClassTrib, o código de classificação tributária dos novos tributos.

Perguntas frequentes

O que significa o CFOP 6404?

Identifica a venda, para outro estado, de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária cujo imposto já foi retido anteriormente. É usado pelo contribuinte substituído, que revende mercadoria cujo ICMS-ST já foi recolhido por um elo anterior da cadeia.

Qual a diferença entre o CFOP 6404 e o 6403?

Nos dois a operação é interestadual e com mercadoria sob ST; o que muda é o papel da empresa. No 6403, ela é o contribuinte substituto, responsável por reter o ICMS-ST das operações seguintes. No 6404, é a substituída: revende mercadoria cujo imposto já foi retido antes, sem nova retenção.

Qual o CFOP de entrada correspondente ao 6404?

Quem recebe a mercadoria para revender registra a entrada com o CFOP 2403 — compra interestadual para comercialização de mercadoria sujeita a substituição tributária.

Qual CST ou CSOSN usar no CFOP 6404?

Para o contribuinte substituído, segue a lógica do 5405: no regime normal, CST 060; no Simples Nacional, CSOSN 500. O enquadramento final depende da situação da mercadoria e deve ser confirmado com o contador.

Quando usar o 6404 em vez do 5405?

A diferença é o destino: o 5405 é a venda de mercadoria com ST já retida dentro do próprio estado; o 6404 é a mesma operação quando o comprador está em outro estado.

Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação individualizada de um contador. O enquadramento fiscal de cada operação depende da mercadoria, do regime da empresa e da legislação estadual aplicável. Para o caso concreto, consulte a Trivium Contábil.